Introducción.
Las tablas se componen de columnas y filas que definen las celdas que se pueden rellenar con textos, números, gráficos, etc. Las tablas suelen utilizarse con frecuencia para organizar y presentar información, pero también tienen muchos otros usos. Pueden utilizarse para alinear números en columnas y posteriormente ordenarlos y realizar operaciones con ellos. También pueden utilizarse para crear diseños de páginas interesantes y organizar texto y gráficos.
Las tablas en Word se pueden utilizar para realizar algunas de las tareas para las que sería necesario una hoja de cálculo. Puede ordenar los elementos de una tabla en orden alfabético, numérico o por fecha. Asimismo, puede totalizar una fila o columna de números, y realizar cálculoscomo la obtención de promedios, determinación de máximos y mínimos, obtener resultados que dependen de condiciones, etc.
Desarrollo.
Cuando insertamos una tabla en Word esta se muestra en forma de cuadrículas, en las que están bien definidas las filas y columnas. Si necesitamos realizar cálculos con los datos contenidos en una tabla, debemos tener presente que no se deben utilizar en las fórmulas los números con los que queremos operar sino hacer referencia a las celdas de la tabla que los contienen.
¿Qué es una celda?
Una celda es un espacio rectangular de una tabla capaz de contener un texto, un gráfico o un valor al que nos podemos referir por la intercepción de la columna y la fila que lo contiene.
Procedimiento #1.
- Haga clic en la celda donde desea el resultado de la fórmula.
- Haga clic en el menú Tabla y luego en Fórmula...
- Si la fórmula que ofrece el sistema no es la deseada bórrela. Muy importante no puedes borrar el signo =
- Seleccione la función deseada en el cuadro Pegar Función y haga clic sobre ella. Introduzca el rango deseado como argumento de la función, tal como se indicó en los ejemplos anteriores.
- Establezca un formato para el valor resultante a través del cuadro Formato de Número si así lo desea.
- Haga clic en el botón Aceptar.
Procedimiento #2
- Seleccione la tabla o una parte de ella para asignarle un marcador.
- Haga clic en el menú Insertar / Marcador...
- Escriba el nombre del marcador en la línea de entrada.
- Haga clic en el botón agregar para agregarlo a la lista de marcadores existente en el documento.
- Finalice haciendo clic en el botón cerrar o cancelar
Procedimiento #3
- Ubique el cursor en el lugar del documento donde desea definir el código del campo Asignar.
- Aplique la combinación de teclas Control + F9 para insertar un campo. Haga clic dentro de las llaves y escriba el código deseado como se indica en los ejemplos 1 y 2.
- Aplique nuevamente la combinación de teclas Control + F9 para esconder el código. Al desaparecer el código escrito se mostrará el símbolo Ι, indicando que aquí hay un código de campo. También puede lograrlo aplicando la sugerencia dada en el párrafo señalado anteriormente con un rectángulo.
Otra variante del procedimiento 3 es la siguiente.
- Active el menú Insertar y haga clic en Campo...
- Seleccione en la ventana de nombres de campos el nombre deseado.
- Haga clic al lado del nombre de campo ingresado en la línea de entrada y escriba el nombre del marcador y el valor que desea asignar a este.
- Haga clic en el botón Aceptar
Cómo insertar fórmulas en tablas de Word
Microsoft Excel no es la única aplicación de MS Office que permite usar fórmulas, con Microsft Word también podrás realizar cálculos y usar fórmulas (antes de que lo preguntes, a día de hoy Power Point no lo permite).
Las fórmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un cálculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho mas limitadas que las fórmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuación.
Cómo insertar un cálculo en Word
En Word podemos insertar un cálculo en cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word.
Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar información del sistema, referencias, fórmulas…. en nuestro caso sólo vamos a tratar la opción de generar fórmulas que nos permitan almacenar un cálculo.
Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el número de segundos al año = 365*24*60*60:
Cómo insertar una fórmula en una tabla de Word
Algo bastante común es tener que insertar tablas con números y cálculos de totales, medias… etc. La opción más común es incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opción si tienes que realizar cálculos complejos. Sin embargo si sólo quieres crear una pequeña tabla con algunos números, puede que sea más rápido realizarlo directamente en Word. Por ejemplo:
Para insertar una nueva fórmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:
Actualización de las fórmulas
Para actualizar una fórmula o un campo en Word, sólo tienes que situarse dentro del campo/fórmula y pulsar “F9″. También puedes hacer clic con el botón derecho y pulsar actualizar campos.
Si sólo tienes una fórmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso ocasionar errores en los cálculos al tener que actualizar una a una todas fórmulas.
Actualización de todas las fórmulas
Para actualizar todas las fórmulas al mismo tiempo sólo tienes que seguir los siguientes dos pasos:
Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las fórmulas con el método anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos, hay métodos para “obligar” a que Word actualice de forma automática todas las fórmulas.
La solución es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento (no recomendable por que iría todo muy lento)…etc. Por ejemplo, con la siguiente Macro se actualizarían todas las fórmulas al abrir el documento Word.
Las fórmulas de Word puedes insertarlas cuando necesites realizar un cálculo o sumar celdas en una tabla de Word, son mucho mas limitadas que las fórmulas de Excel, pero pueden ser de gran utilidad como veremos a continuación.
Cómo insertar un cálculo en Word
En Word podemos insertar un cálculo en cualquier lugar de nuestro documento. Para ello nos serviremos de la funcionalidad que tienen los campos de Word.
Los campos permiten realizar multitud de funciones: combinar datos, mostrar información del sistema, referencias, fórmulas…. en nuestro caso sólo vamos a tratar la opción de generar fórmulas que nos permitan almacenar un cálculo.
Por ejemplo algo tan sencillo como insertar el número de segundos al año = 365*24*60*60:
- Clic donde desees que Word imprima la información.
- Presiona “CTRL + F9″ para insertar un par de caracteres de campo ({ }).
- Inserta la fórmula entre las “llaves“, {=365*24*60*60}
- Pulsa “F9″.
Cómo insertar una fórmula en una tabla de Word
Algo bastante común es tener que insertar tablas con números y cálculos de totales, medias… etc. La opción más común es incrustar una hoja de Excel dentro del propio documento Word, sin duda es la mejor opción si tienes que realizar cálculos complejos. Sin embargo si sólo quieres crear una pequeña tabla con algunos números, puede que sea más rápido realizarlo directamente en Word. Por ejemplo:
Para insertar una nueva fórmula en la tabla debes realizar los siguientes pasos:
- Sitúate dentro de la celda en la cual deseas incluir la fórmula
- En el menú de Word, dentro del submenú “Tabla“, selecciona “Fórmula…“.
- Aparecerá una ventana y Word automáticamente rellenará la fórmula en función de los números que haya en la tabla. Sino es correcta podemos cambiarla.
- Nos permite también dar formato al número, es una opción interesante para que el resultado final sea aun mejor.
- Pulsa el botón aceptar y la formula se insertará en la tabla.
Actualización de las fórmulas
Para actualizar una fórmula o un campo en Word, sólo tienes que situarse dentro del campo/fórmula y pulsar “F9″. También puedes hacer clic con el botón derecho y pulsar actualizar campos.
Si sólo tienes una fórmula esto es sencillo, pero si tienes varias, puede ser muy tedioso e incluso ocasionar errores en los cálculos al tener que actualizar una a una todas fórmulas.
Actualización de todas las fórmulas
Para actualizar todas las fórmulas al mismo tiempo sólo tienes que seguir los siguientes dos pasos:
- Selecciona todo pulsando la combinación de teclas “CTRL + E”.
- Pulsa “F9″. Automáticamente se actualizarán todas las fórmulas seleccionadas.
Puede que haya veces que se nos olvide actualizar todas las fórmulas con el método anterior o simplemente sea demasiado tedioso. Para estos casos, hay métodos para “obligar” a que Word actualice de forma automática todas las fórmulas.
La solución es una Macro asociada a un evento de Word. Por evento entendemos acciones de abrir, cerrar el documento, actualizar el documento (no recomendable por que iría todo muy lento)…etc. Por ejemplo, con la siguiente Macro se actualizarían todas las fórmulas al abrir el documento Word.
1: Sub AutoOpen()
2: Dim rango As Range
3: Dim campo As Field
4: For Each rango In ActiveDocument.StoryRanges
5: For Each campo In rango.Fields
6: campo.Update
7: Next campo
8: Next rango
9: End Sub
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