Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez.
Cómo funcionan las relacionesSiguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las cuatro tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación entre los campos Id. de empleado.
Id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal ...
... y como clave externa.TIPOS DE RELACIONES
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
Un proveedor ... ... puede suministrar más de un producto ...
... pero cada producto tiene un único proveedor.En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de dos campos : las claves externasde las Tablas A y B. Una relación de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Clave principal de la tabla Pedidos Clave principal de la tabla Productos Un pedido puede incluir muchos productos ...
... y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.En una relación de uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es normal, porque la mayoría de la información que se relaciona de esta forma estaría en una tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de fútbol benéfico. Cada jugador de fútbol de la tabla Jugadores de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.
Cada jugador de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados. Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id. de empleado y la tabla Empleados.El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados.
- Una relación de uno a varios se crea si sólo uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.
- Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.
- Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
También se puede crear una relación entre una tabla y los elementos que contiene. Esto es útil en situaciones en que deba realizar una búsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relación entre los campos Id. de empleado y Jefe, por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de empleado que procedan de un Id. de empleado coincidente.
NOTA Si arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un índice único hasta otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un índice único, se crea una relación indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relación indeterminada, Microsoft Access muestra una línea de combinación predeterminada entre las tablas, pero no se exige la integridad referencial y no hay garantías de que los registros sean únicos en ninguna tabla.
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